Створення макросів

У Access підтримується дві мови програмування. Як правило, професійні розробники використовують мову VBA. Вивчення цієї мови виходить за рамки цієї книги. Проте є і інша мова — мова макросів, призначена для новачків. Якщо ви умієте вибирати елементи з поля із списком, значить, зможете написати і макрос.

Тому читачам, що не мають досвіду програмування, не варто турбуватися. Створення макросу має на увазі запис списку інструкцій, яким слідуватиме комп'ютер. У наступних розділах описуються методи швидкого створення простих макросів в Access.

У Access відсутній засіб запису макросів, що відрізняє макроси Access від макросів Word або Excel.

Створення макросу

Перший наш макрос виконуватиме дуже просте завдання — указувати комп'ютеру на необхідність видавати звуки за допомогою вбудованого динаміка. Створюється він таким чином.

1. Клацніть на посиланні Макроси розташованої у вікні бази даних.

2. Для відкриття таблиці конструктора, призначеної для створення нового макросу, клацніть на кнопці Створити розташованою на панелі інструментів.

3. Клацніть на списку, що розкривається, в першому рядку стовпця Макрокоманда і виберіть із списку команду Сигнал.

4. Виконаєте команду Файл>сохраніть.

5. У діалоговому вікні Збереження привласніть макросу ім'я Сигнал і клацніть на кнопці ОК.

6. У вікні бази даних двічі клацніть на макросі Сигнал на що негайно відреагує комп'ютер, видавши звуковий сигнал.

Як бачите, створений нами макрос містить лише одну команду Сигнал завдяки якій і «пищить» комп'ютер. Але окремі макроси включають і по декілька команд.

Нічого складного, чи не так? Тепер створимо складніший і, мабуть, корисніший макрос, який відкриватиме форму і переходитиме до певного запису.

1. Клацніть на посиланні Макроси у вікні бази даних.

2. Клацніть на кнопці Створити розташованою на панелі інструментів, і на екрані з'явиться таблиця конструктора, призначена для створення нового макросу.

3. У першому рядку стовпця Макрокоманда виберіть команду Відкрити Форму. На нижній панелі конструктора будуть вказані можливі властивості для макросу Відкрити Форму (мал. 15.10). Приблизно такі ж властивості задаються при додаванні в таблицю нового поля.

4. У полі Ім'я форми виберіть форму Рослини.

5. Клацніть на другому рядку в стовпці Макрокоманда (під макрокомандою Відкрити Форму) і виберіть команду Знайти запис.

6. Введіть Тунбергия у полі Зразок пошуку.

7. Виберіть в полі Збіги опцію З будь-якою частиною поля.

8. Виконаєте команду Файл>сохраніть.

9. У діалоговому вікні Збереження введіть ім'я макросу — Тунбергия і клацніть на кнопці ОК.

Мал. 15.10. Налаштування параметрів макросу

10. Закрийте макрос.

11. У вікні бази даних виберіть макрос Тунбергия. Клацніть на кнопці Запуск на панелі інструментів, після чого відкриється форма Рослини, що відображає запис Тунбергия.

Деякі команди макросу виконуються Access в порядку зверху вниз. В даному випадку перша команда відкриває форму, а друга знаходить запис у формі (так, як якби користувач самостійно відкривав в Access форму і виконував команду Правка> Знайти).

Макромова Access містить десятки макрокоманд. Багато хто з них здійснює операції, розповідь про яких виходить далеко за рамки цієї книги. Деякі з основних макрокоманд представлені в таблиці. 15.3.

Таблиця 15.3. Макрокоманди, використовувані в Access

Далі в розділі розглядається команда Пріменітьфільтр. Фільтри детально описувалися в розділі 8, «Створення і використання форм даних». За допомогою макросу будуть продемонстровані процеси автоматичної фільтрації і об'єднання декількох фільтрів в одному макросі. Це достатньо складний приклад, але в результаті його виконання опиниться, що макрос складається з вже відомих компонентів. Отже, приступимо.

1. У вікні бази даних клацніть на посиланні Макроси.

2. Клацніть на кнопці Створити розташованою на панелі інструментів. Відкриється таблиця конструктора для створення нового макросу.

3. Виберіть команду Від>імена макросів для додавання нового стовпця до таблиці конструктора. Стовпець дозволяє об'єднувати декілька команд в одному макросі, тим самим спрощуючи структуру останнього.

4. У першому рядку стовпця Ім'я макросу як назву макросу введіть Декоративне.

5. У першому рядку стовпця Макрокоманда виберіть команду Пріменітьфільтр.

6. У нижній області екрану введіть [Номер типу] =1 як значення властивості Умова відбору. У такому разі, фільтр вибере тільки записи, в яких значення Номер типу рівно 1.

7. Як ім'я макросу в другому рядку стовпця Ім'я макросу введіть Харчове.

8. Виберіть команду Пріменітьфільтр у другому рядку стовпця Макрокоманда.

9. Введіть [Номер типу] =2 як значення властивості Умова відбору.

10. Введіть Лікувальне як імені макросу в третьому рядку стовпця Ім'я макросу.

11. Виберіть команду Пріменітьфільтр у третьому рядку стовпця Макрокоманда.

12. Введіть [Номер типу] =3 як значення властивості Умова відбору. Макрос з трьома заповненими рядками показаний на мал. 15.11.

Мал. 15.11. Створення макросу для виконання різних команд

13. Виконаєте команду Файл>сохраніть.

14. У діалоговому вікні Збереження привласніть макросу ім'я Растеніяфільтри і клацніть на кнопці ОК.

15. Закрийте макрос.

16. У вікні бази даних клацніть на посиланні Форми.

Щоб не клацати мишею на полях властивостей в різних розділах вікна макросів, для переходу між таблицею конструктора і панеллю Аргументи макрокоманди розташованою в нижній області екрану, користуйтеся клавішею <F6>.

17. Виберіть форму Рослини і клацніть на кнопці Конструктор.

18. Виконаєте команду Від>панель елементів для виведення панелі на екран.

19. Виберіть елемент Кнопка на панелі і клацніть на порожній області форми для створення кнопки.

20. У вікні майстра Створення кнопок виберіть категорію Разноє і команду Виконати макрос після чого клацніть на кнопці Далі.

21. Виберіть для запуску макрос Растеніяфільтри.Декоративне. Клацніть на кнопці Далі.

22. Виберіть перемикач Текст і введіть текст для кнопки Декоративне. Клацніть на кнопці Готово.

23. Виберіть елемент Кнопка на панелі і клацніть на порожній області форми для створення другої кнопки.

24. У вікні майстра Створення кнопок виберіть спочатку категорію Разноє потім дія Виконати макрос і клацніть на кнопці Далі.

25. Виберіть для запуску макрос Растеніяфіпьтри.Пищевое. Клацніть на кнопці Далі.

26. Виберіть перемикач Текст і введіть текст для кнопки — Харчове. Клацніть на кнопці Готово.

27. Виберіть елемент Кнопка на панелі і клацніть на порожній області форми для створення третьої кнопки.

28. У вікні майстра Створення кнопок виберіть спочатку категорію Разноє потім дія Виконати макрос і клацніть на кнопці Далі.

29. Виберіть для запуску макрос Растеніяфільтри.Лікувальне. Клацніть на кнопці Далі.

30.Встановите перемикач Текст і введіть текст для кнопки— Лікувальне. Клацніть на кнопці Готово.

31. Виконаєте команду Файл>сохраніть.

32. Виконаєте команду Від>режім форми.

33. Клацніть по одному разу на кожній кнопці. Форма зміниться — тепер вона відображатиме тільки певні записи. На мал. 15.12 як приклад показана форма з фільтром Лікувальне. Судячи по навігаційній панелі, відображаються тільки два записи про лікувальні рослини.

34. Для проглядання всіх записів таблиці клацніть на кнопці Видалити фільтр розташованою на панелі інструментів.

Тепер можна і передихнути. На представленому вище прикладі показано, як за допомогою макросів можна автоматизувати роботу з базою даних. У наступному розділі розглядається можливість ефективнішого застосування макросів.

Мал. 15.12. Фільтрація вмісту форми за допомогою макросу

Створення макросів методом «перетягнути і опустити»

Для деяких команд макросів Access надає спеціальні посилання При їх використанні вам для створення, наприклад, макросу відкриття форми або звіту не знадобиться вибирати команди або їх властивості. Все робитиметься по-іншому.

1. У вікні бази даних клацніть на посиланні Макроси.

2. Клацніть на кнопці Створити розташованою на панелі інструментів щоб відкрити таблицю конструктора для створення нового макросу.

3. Розташуєте вікна Access так, щоб вікна макросів і основне вікно бази даних не перекривали один одного.

4. Клацніть на посиланні Звіти розташованої у вікні бази даних.

5. Перетягнете звіт Каталогипоспециалізациі з вікна бази даних в перший рядок макросу. Буде виконана команда Відкрити Звіт і виведено ім'я звіту.

6. Зміните аргумент макрокоманди Режим на Перегляд.

7. Виберіть команду Файл>сохраніть.

8. У діалоговому вікні Збереження привласніть макросу ім'я Отчеткаталогов і клацніть на кнопці ОК.

9. Закрийте макрос.

10. Клацніть на посиланні Макроси у вікні бази даних.

11. У вікні бази даних двічі клацніть на імені макросу Отчеткаталогов. Звіт Каталоги По Спеціалізації буде відкритий в режимі попереднього перегляду.

З вікна бази даних будь-які об'єкти, будь то таблиці, запити, форми, звіти або сторінки, можна переносити на таблицю макросу і таким чином створювати команди відкриття об'єкту.

Створення кнопок за допомогою макросів

Кнопки, що запускають макроси, дозволяють зробити роботу з формами комфортнішої. Причому для цього навіть не доведеться писати програмної коди! Подивимося, як можна додати у форму макрос Отчеткаталогов.

1. У вікні бази даних клацніть на посиланні Форми.

2. Виберіть форму Каталоги.

3. Клацніть на кнопці Конструктор для відкриття форми в режимі конструктора.

4. Клацніть на посиланні Макроси у вікні бази даних.

5. Перетягнете макрос Отчеткаталогов з вікна бази даних і вставте його в область Примітка форми. Буде створена нова командна кнопка.

6. Натисніть клавішу <F4> для відкриття вікна Властивості.

7. Зміните властивість Підпис командної кнопкипривласнивши їй значення Звіт попереднього перегляду.

8. Виберіть команду Файл>сохраніть.

9. Закрийте вікно Властивості.

10. Виберіть команду Від>режім форми і в нижній області форми буде представлена нова кнопка Звіт.

11. Клацніть на цій кнопці для відкриття звіту Каталогипоспециалізациі у режимі попереднього перегляду (мал. 15.13).

Таким чином, при перенесенні макросу на форму, відкриту в режимі конструктора, Access створює командну кнопку, що виконує даний макрос. Це дозволяє створювати командні кнопки без використання майстра кнопок.

Тепер давайте подивимося, які зв'язки між елементами бази даних присутні в описуваному вище прикладі:

•  дані зберігаються в таблиці Каталоги;
•  форма заснована на таблиці каталоги;
•  запит Каталогипоспециалізациі також заснований на таблиці Каталоги;
•  звіт Каталогипоспециалізациі заснований на запиті Каталогипоспециалізациі;
•  макрос створений шляхом перенесення звіту на полі конструктора макросу;
•  кнопка створена шляхом перенесення макросу на полі конструктора форми.

Отже, всі компоненти форми гармонійно взаємодіють один з одним, забезпечуючи тим самим роботу різних функцій бази даних Access.

Мал. 15.13. Відкриття форми за допомогою кнопки, заснованої на макросі