1. Загальна характеристики БД та СУБД.

2. Поняття про реляційну БД.

3. Архітектура MS Access.

4. Побудова бази даних.

5. Таблиці. Проектування структури таблиць.

6. Редагування таблиць.

7. Створення схеми даних у базі.

1. Загальна характеристики СУБД.

База даних (БД) − це систематизоване сховище інформації. Телефонний довідник  − прекрасний приклад базі даних.

Бази даних створюються в тих випадках, коли необхідно відслідковувати, аналізувати і зберігати інформацію за деякий час. Наприклад, базою даних можна вважати сукупність інформації про кадровий стан підприємства, розклад занять у навчальному закладі, родинні зв’язки, бібліотечний фонд тощо. Якщо поняття бази даних наблизити до інформаційних систем, які розміщуються на комп’ютерних носіях даних, то під відповідним терміном можна розуміти набір записів та файлів, які організовані спеціальним чином. Спеціальне програмне забезпечення, необхідне для використання та модифікації баз даних користувачем, називається системою управління базами даних.

Основні функції СУБД:

-         забезпечення користувача інструментарієм, що дозволяє оперувати даними в абстрактних термінах, які не пов’язані із способом збереження даних в ЕОМ;

-         забезпечення секретності і пріоритетності доступу до даних;

-         захист цілісності даних;

-         синхронізація доступу до даних;

-         захист даних від аварій та відновлення даних.

Найпоширеніші типи БД – ієрархічні, мережні, реляційні. Так, якщо інформаційна структура даних пов’язана із ієрархією її частин, то таку структуру називають ієрархічною. До ієрархічних інформаційних областей можна віднести дані, що пов’язані з родинними зв¢язками, структур міністерств тощо. Графічно дані з ієрархічною структурою уявляють у вигляді так званого дерева або сукупності дерев - лісу. Якщо інформаційна структура даних пов¢язана із деякою мережою, то відповідну інформаційну область за своєю структурою називають мережною . Прикладом мережних інформаційних областей є дані про стан електричних мереж, транспортних шляхів тощо. Графічно дані з мережною структурою уявляють у вигляді так званого графа.

2. Поняття про реляційну БД.

Якщо дані уявити у графічному вигляді як пов’язані між собою двовимірні таблиці, то одержану сукупність даних можна назвати реляційною (від англійського слова relation - відношення). Відповідно з типом даних називають і системи управління базами даних. Найбільш поширеними сьогодні є реляційні СУБД, прикладом яких є ORACLE, MS SQL Server, MS FoxPro, MS Access тощо. Переваги реляційних СУБД - це легкість використання та ефективність реалізації. Ми будемо розглядати СУБД реляційного типу, а саме MS Access.

У подальшому рядки двовимірних таблиць будемо називати записами, стовпчики – полями. У термінах реляційних СУБД подібні таблиці називаються відношеннями, їх записи – кортежі відношень, поля – атрибути відношень. Тепер зрозуміло, чому використовується термін реляційна СУБД (relation - відношення).

Записи відрізняються своїм номером, а поля – своїм ім’ям.

Основні умови щодо змісту таблиць такі:

-         однакові записи забороняються;

-         всі записи повинні мати однакову кількість полів;

-         комірки таблиці не можуть містити в собі інші таблиці.

3. Архітектура MS Access.

СУБД MS Access належить до так званих об¢єктно-орієнтованих систем. Під об¢єктами у MS Access розуміють все, що має ім¢я. Множину об¢єктів MS Access складають таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об¢єкти визначаться користувачем, а їх сукупність складає базу даних. Всі об¢єкти взаємопов¢язані, причому таблиці знаходяться в основі всіх зв¢язків. На цій основі, як правило, будуються всі інші об¢єкти (але взагалі кажучи це не обов¢язково). Це пояснюється перш за все тим, що саме в таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо. Таким чином таблиці призначені для збереження даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу, наприклад, кадровий склад працівників підприємства. Таблиці можуть бути пов¢язані між собою, що дає змогу представити інформацію як багатовимірну.

Запит призначений для вибірки необхідних даних з таблиць. За допомогою запитів можна також модифікувати дані або створювати інші таблиці.

Форми призначаються для перегляду, введення і редагування даних таблиць а також надають користувачу засоби керування програмами, які використовують базу даних. Форми, як правило, використовуються для того, щоб забезпечити необхідний зовнішній вигляд документа, дані якого вводяться у таблицю.

Звіти призначаються для перегляду та друку результуючої інформації. Звіти можуть бути включені до документів інших програм.

Макроси та модулі призначені для обробки подій. Терміном подія у MS Access називають зміну стану об¢єкта. Так, подія – це відкриття того чи іншого об¢екта, його закриття, зміна стану самого об¢єкта. Наприклад, для таблиць це введення запису, видалення запису тощо. Для визначення макросів та модулів необхідні знання з теорії програмування та вміння програмувати в системі програмування Visual Basic for Applications (VBA), яка вбудована у MS Access.

Всі наведені вище об¢єкти можуть бути визначені у MS Access як вручну, так і за допомогою так званих майстрів, які допомагають користувачеві за декілька кроків діалогу створити необхідне. Майстри – це один з найпотужніших засобів MS Access, якими слід користуватись на перших кроках опанування даної СУБД, або в інших "нештатних” ситуаціях.

Примітка: у зв¢язку з наявністю російськомовної і відсутністю україномовної кирилізованої версії MS Access ми будемо використовувати російськомовні назви елементів інтерфесу (тобто, назви кнопок, дій меню тощо).

1. Побудова бази даних.

Перед тим як приступити до створення таблиць, форм і звітів необхідно витрати деякий час на проектування базі даних. Сконцентруйте вашу увагу на даних, виконавцях та задачах. Деякі поради, яких треба притримуватися при розробки бази даних:

• Почніть з аналізу існуючої бази даних (створеної вручну або за допомогою комп’ютера). Перегляньте форми і звіти, які використовуються. Визначте джерело даних (якщо це комп’ютер, продумайте можливість імпортування даних). Переговоріть з людьми, які використовують інформацію з бази даних, обговоріть проблеми і побажання, які виникають у зв’язку з цим. Перегляньте задачі, які вирішуються за допомогою бази даних, та продумайте ті, які потрібно вирішувати в майбутньому.

• Визначити дані та задачі, які необхідно вирішувати; розділити їх на групи. Ці групи пізніше стануть таблицями.

• Визначити типи даних, які будуть зберігатися в кожній таблиці (ці групи даних таблиці називаються полями).

• Перегляньте загальні елементи таблиць (наприклад, назва клієнта може бути загальним елементом таблиці клієнтів і таблиці накладних). Ці загальні елементи мають назву ключових полів.

• Обміркуйте оформлення форм і звітів.

• Визначте умови вибору для запитів.

• Обміркуйте, як автоматизувати стандартні задачі баз даних, таких як виконання запитів і друк звітів.

Таким чином, результатом процесу проектування бази даних є розподілення даних по таблицям, структура таблиць, встановлення зв’язку таблиць (визначення полів для зв’язку).

Для завантаження Access необхідно виконати команду: "Пуск”à "Программы”à "Microsoft Access”. В вікні, що з’явиться, є можливість створення нової бази даних та відкриття раніше створеної бази даних.

Створення нової бази даних

Після позначення пункту "Новая база данных” і натиснення кнопки "OK” необхідно вказати ім’я бази і місце її знаходження (диск, папку). Після натискання клавіші "Создать” буде створено файл з розширенням .mdb (порожня база даних). На екрані з’явиться вікно бази даних з переліком об’єктів БД (таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси, модулі).

Вікно бази даних має кнопки для кожного типа об’єктів бази даних. Якщо вибираємо тип об’єкта, наприклад таблиці, то на екрані з’являються список імен таблиць бази даних. Для того щоб відкрити необхідний об’єкт, двічі клацнути по його імені або виділити ім’я та клацнути на кнопці:

• "Открыть” – для таблиць, запитів і форм;

• "Просмотр”–  для звітів;

• "Запуск” – для макросів і модулів.

Для створення нових об’єктів бази даних або модифікації існуючих об’єктів бази даних використовуйте кнопки "Создать” і "Конструктор”.

При самостійному способі побудови бази даних і першому відкритті вікна бази даних MS Access активізує вкладку "Таблица” з трьома кнопками: "Открыть”, "Конструктор”, "Создать”. Саме остання кнопка буде спочатку активною, вона призначена для побудови нової таблиці. Таким чином, за угодою MS Access дає змогу розпочати процес побудови бази даних з визначення таблиць.